I dagens digitale tidsalder er det viktigere enn noensinne å ha effektive systemer for å håndtere styrende dokumenter. Styrende dokumenter er formelle dokumenter som beskriver regler, retningslinjer, prosedyrer og standarder i en organisasjon. De sikrer at alle følger samme fremgangsmåte og holder høy kvalitet. Men hvordan kan vi best håndtere disse dokumentene i Microsoft 365?

Utfordringer med styrende dokumenter

Mange organisasjoner møter utfordringer når det gjelder styrende dokumenter. Noen av de vanligste problemene inkluderer manglende intern forankring, tilgjengelighet, og forståelse blant ansatte. Det kan være vanskelig å holde dokumentene oppdaterte og sikre at de er lett tilgjengelige og forståelige for alle brukere.

Fordelene med Microsoft 365

Microsoft 365 tilbyr en rekke funksjoner som kan hjelpe med å håndtere styrende dokumenter på en effektiv måte. Ved å lagre dokumentene sentralt i Microsoft 365, blir de lett tilgjengelige for brukerne. Funksjoner som versjonskontroll, samtidsredigering, klassifisering av metadata og søk gjør det enklere å administrere dokumenten3. I tillegg tilbyr Microsoft 365 god informasjonssikkerhet gjennom MS Purview og muligheter for tilpasning og integrasjon med resten av den moderne arbeidsplassen.

Hvordan lykkes med styrende dokumenter i Microsoft 365

Her gjelder det å finne gode løsninger som er standard funksjonalitet og berike dette ved hjelp av low-code og pro-code.

For å lykkes med styrende dokumenter i Microsoft 365, er det viktig å ha riktig tilnærming. Dette inkluderer å ha en god struktur og/ eller visualisering av dokumentene, samt å bruke verktøy som Power Automate for å justere godkjenningsflyter og revisjonsflyter. Det er også viktig å ha forankring i ledelsen, eierskap til innholdsansvarlige, og fokus på endringsledelse og brukeradopsjon.

Eksempler på løsninger

Det finnes flere eksempler på hvordan organisasjoner har lykkes med å håndtere styrende dokumenter i Microsoft 365. Noen selskap bruker visualisering og dokumenthåndtering for å forbedre sine prosesser. Andre har valgt å implementert en strukturert tilnærming for å håndtere sine styrende dokumenter.

Eksempel på visualisering av prosess:

Eksempel på en strukturert oppsett ved hjelp av sider og megameny:

Konklusjon

Å håndtere styrende dokumenter i Microsoft 365 kan være en utfordring, men med riktig tilnærming og bruk av de riktige verktøyene, kan organisasjoner oppnå stor suksess. Ved å lagre dokumentene sentralt, bruke funksjoner som versjonskontroll og samtidsredigering, og ha fokus på endringsledelse og brukeradopsjon, kan organisasjoner sikre at deres styrende dokumenter er oppdaterte, tilgjengelige og forståelige for alle ansatte.