I en tid hvor kunstig intelligens (KI) og automatisering blir stadig mer integrert i arbeidsprosesser, er det viktigere enn noen gang å sikre at personvernet til brukerne ivaretas. En Data Protection Impact Assessment (DPIA) hjelper organisasjoner med å identifisere og minimere risikoene forbundet med behandling av personopplysninger. Når det gjelder bruk av Copilot i Microsoft 365, så har DPIA kommet opp som en kritisk komponent for å sikre at personvernet opprettholdes. Men hvorfor er dette da så viktig nå? Dataene har jo allerede ligget der og Microsoft sørger jo for at sikkerheten er ivaretatt også når du tar i bruk Copilot?

Hvis organisasjonen allerede har gjennomført en DPIA på Microsoft 365-plattformen, har dere en god start. Dette gir et solid grunnlag for å forstå og håndtere personvernrisikoer. Deretter legge til spesifikke vurderinger for Copilot. Dette sikrer at alle aspekter av databehandlingen er dekket og at personvernet opprettholdes på tvers av alle verktøy og tjenester.

Hvorfor er DPIA viktig?

En DPIA er viktig fordi den gir en systematisk vurdering av hvordan data samles inn, lagres, behandles og deles. Dette er spesielt relevant når man bruker KI-verktøy som Copilot, som kan behandle store mengder data og potensielt påvirke personvernet til brukerne. Ved å gjennomføre en DPIA, kan organisasjoner sikre at de overholder GDPR og andre relevante personvernlover, samtidig som de bygger tillit hos brukerne.

Copilot i Microsoft 365 bruker generativ AI, som er basert på sannsynlighetsberegning for å generere tekst og svar. Dette betyr at Copilot analyserer store mengder data og bruker mønstre for å forutsi og generere passende svar. Selv om dette kan være svært nyttig, er det viktig å være klar over at generativ AI også kan «hallusinere» eller generere feilaktig informasjon. Dette skjer fordi modellen noen ganger kan lage plausible, men unøyaktige eller irrelevante svar basert på de mønstrene den har lært.

En annen viktig faktor å vurdere er at når man kobler sammen mange datakilder, kan det oppstå risiko for at personsensitiv informasjon dukker opp. Dette kan skje hvis data fra ulike kilder kombineres på en måte som avslører mer informasjon enn det som var tiltenkt. Derfor er det avgjørende å ha strenge personvernprosedyrer og regelmessig gjennomføre DPIA for å identifisere og minimere slike risikoer. Dette sikrer at organisasjonen overholder personvernlover og beskytter brukernes data på en ansvarlig måte.

Hva er de største utfordringene med DPIA?

De største utfordringene med Data Protection Impact Assessment (DPIA) kan variere avhengig av organisasjonens størrelse, type data som behandles, og kompleksiteten i systemene som brukes. Her er noen av de mest vanlige utfordringene:

1. Kompleksitet i dataflyt: En av de største utfordringene er å kartlegge og forstå den komplekse dataflyten innenfor organisasjonen. Dette inkluderer å identifisere alle punkter hvor personopplysninger samles inn, lagres, behandles og deles.
2. Ressursmangel: Gjennomføring av en grundig DPIA krever betydelige ressurser, både i form av tid og ekspertise. Mange organisasjoner kan mangle dedikerte ressurser til å utføre en omfattende vurdering.
3. Endringer i regelverk: Personvernregelverk, som GDPR, er stadig i utvikling. Å holde seg oppdatert med de nyeste kravene og sikre at DPIA-prosessen er i samsvar med disse kan være utfordrende.
4. Teknologiske utfordringer: Implementering av nye teknologier, som kunstig intelligens og maskinlæring, kan introdusere nye risikoer som må vurderes i DPIA. Dette krever ofte spesialisert kunnskap og forståelse av teknologien.
5. Organisatorisk motstand: Det kan være motstand innenfor organisasjonen mot å gjennomføre DPIA, spesielt hvis det oppfattes som en tidkrevende og byråkratisk prosess. Å få støtte fra ledelsen og sikre at alle avdelinger er involvert kan være utfordrende.
6. Kontinuerlig overvåking: DPIA er ikke en engangsprosess. Det krever kontinuerlig overvåking og revisjon for å sikre at vurderingene forblir relevante og effektive. Dette kan være ressurskrevende og krever en systematisk tilnærming.

Ved å være oppmerksom på disse utfordringene og ta proaktive skritt for å adressere dem, kan organisasjoner bedre sikre at de overholder personvernkravene og beskytter personopplysningene til sine brukere.

Hvordan bør organisasjoner fokusere på DPIA?

1. Tidlig integrering: DPIA bør integreres tidlig i utviklingsprosessen for nye løsninger. Dette sikrer at personvern og datasikkerhet er innebygd fra starten av, noe som reduserer risikoen for personvernbrudd senere.
2. Tverrfaglig samarbeid: Involvering av ulike avdelinger som IT, juridisk, og personvernombud er essensielt for å få en helhetlig vurdering av risikoene. Dette samarbeidet bidrar til å identifisere og adressere potensielle problemer fra flere vinkler.
3. Kontinuerlig overvåking og revisjon: DPIA er ikke en engangsprosess. Det er viktig å kontinuerlig overvåke og revidere vurderingene for å sikre at de fortsatt er relevante og effektive. Dette inkluderer å oppdatere DPIA når det skjer endringer i hvordan data behandles.
4. Opplæring og bevisstgjøring: Alle ansatte bør være klar over viktigheten av personvern og hvordan DPIA bidrar til dette. Regelmessig opplæring og bevisstgjøringskampanjer kan hjelpe med å forankre en kultur for personvern i organisasjonen.

Konkrete tiltak på hvordan man bør komme i gang

For å komme i gang med en Data Protection Impact Assessment (DPIA) og sikre at personvernet ivaretas når man bruker Copilot og andre KI-verktøy, kan organisasjoner følge disse konkrete tiltakene. Husk at dette må eier og forankres av organisasjonen:

1. Kartlegg dataflyten: Start med å kartlegge hvordan data samles inn, lagres, behandles og deles i organisasjonen. Dette gir en oversikt over hvor personopplysninger kan være utsatt for risiko1.
2. Gjennomfør en risikovurdering og sårbarhetsanalyse (RoS): Identifiser mulige sikkerhetstrusler og sårbarheter knyttet til løsningen. Dette inkluderer vurdering av tekniske, organisatoriske og operasjonelle risikoer, og danner grunnlaget for å etablere nødvendige tiltak for å redusere eller eliminere disse risikoene.
3. Utfør DPIA: En DPIA vil evaluere og dokumentere personvernkonsekvenser knyttet til løsningen. Dette innebærer en vurdering av hvordan data samles inn, lagres, behandles og deles, samt sikringstiltak som beskytter personopplysninger. Se denne artikkelen rundt DPIA og sjekklister fra Datatilsynet: Veiledning om DPIA | Datatilsynet
4. Involver Tverrfaglige Team: Involver ulike avdelinger som IT, juridisk, og personvernombud for å få en helhetlig vurdering av risikoene. Dette samarbeidet bidrar til å identifisere og adressere potensielle problemer fra flere vinkler1.
5. Ha fokus på Informasjonssikkerhet og mulighetene innenfor Microsoft Purview: Når det gjelder informasjonssikkerhet, spiller Microsoft 365 Purview en sentral rolle i å sikre at dataene dine er beskyttet og håndtert på en ansvarlig måte. Microsoft 365 Purview tilbyr avanserte funksjoner for datastyring og samsvar, som hjelper organisasjoner med å opprettholde kontroll over sensitive opplysninger. Ved å bruke Purview kan organisasjoner klassifisere, beskytte og overvåke data på tvers av hele Microsoft 365-økosystemet, inkludert Teams, OneDrive og SharePoint.
6. Kontinuerlig Overvåking og Revisjon: DPIA er ikke en engangsprosess. Det er viktig å kontinuerlig overvåke og revidere vurderingene for å sikre at de fortsatt er relevante og effektive. Dette inkluderer å oppdatere DPIA når det skjer endringer i hvordan data behandles.
7. Opplæring og Bevisstgjøring: Alle ansatte bør være klar over viktigheten av personvern og hvordan DPIA bidrar til dette. Regelmessig opplæring og bevisstgjøringskampanjer kan hjelpe med å forankre en kultur for personvern i organisasjonen.

Ved å følge disse tiltakene kan organisasjoner sikre at de overholder personvernlover og beskytter brukernes data på en ansvarlig måte.

Konklusjon

Ved å fokusere på DPIA, kan organisasjoner ikke bare sikre at de overholder lovkrav, men også bygge tillit hos brukerne og beskytte deres personopplysninger. I en verden hvor KI og automatisering blir stadig mer utbredt, er det viktigere enn noen gang å ha robuste personvernprosedyrer på plass. Copilot i Microsoft 365 er et kraftig verktøy, men det krever også at vi tar personvern på alvor.

Dette er kompleks og det krever et tverrfaglig team som jobber med dette. Miles kan bistå med tekniske ressurser og som fassilitører, men vi ha med samarbeidspartnere rundt det juridiske og sentrale ressurser fra organisasjonen 👌🙋👩‍⚖️.

Miles kan presentere et rammeverk og for å gjøre dette sikkerlig bør kjøres som eget prosjekt 🎯

Ivar og AI

Reserver et tidspunkt for å møte meg