I dagens digitale tidsalder er det avgjørende for organisasjoner å ha en strukturert og effektiv kanalstrategi for å sikre god kommunikasjon og samhandling. Denne strategien tar sikte på å skape en ryddig digital arbeidsflate der informasjon er lett tilgjengelig og deling er effektiv. I denne artikkelen er det fokus på kanalstrategi for Microsoft 365 men den må selvfølgelig sees i sammenheng med andre fagapplikasjoner.

Utfordringer mange møter med dagens situasjon

Mange organisasjoner har utfordringer med fragmentert informasjonsflyt på grunn av bruk av ulike kommunikasjonsverktøy som Teams, e-post, messenger, 3.parts verktøy, M365 med mer. Dette kan føre til uklarhet om hvor informasjon skal lagres og hvordan den skal deles. For eksempel, en organisasjon som ikke har hatt opplæring av nyansatte på en god stund, kan oppleve at bruken av fillagring i Teams/SharePoint er lite strukturert.

Her kommer 5 tips til deg som skal utarbeide og forankre en god kanalstrategi.

1. God kartlegging er grunnfundamentet i en god kanalstrategi

Det er avgjørende å gjøre en grundig kartlegging i forkant for å sikre godt eierskap og forståelse til prosessen. For å oppnå en effektiv kanalstrategi må organisasjonen selv ta eierskap til og implementere strategien. Dette krever en systematisk tilnærming med kontinuerlig evaluering og tilpasning, ettersom både behov og teknologi stadig er i utvikling. Ved å investere tid og ressurser i kartleggingsarbeidet og implementeringen, kan organisasjonen oppnå en mer effektiv, strukturert og sammenhengende informasjonsflyt som gir langsiktig verdi.

Forslag på tiltak man bør gjøre for god kartlegging er :

• Intervju med forskjellige aktører i organisasjonen på hvordan samhandling og informasjonsflyten fungerer i dag.
• Utforme en spørreundersøkelse
• Lage personas og brukerreiser.
• Knytte dette opp mot effektmål og nullpunktsanalyse

Kanalstrategien må deretter informeres og legges opp på en lettfattig måte for brukerne der man enkelt forstår bruksområde og hva dette vil erstatte. Brukerne må også få en forståelse av hva som er hensikten med å jobbe på denne måten. Dette gjøres ofte ved hjelp av en modell som eksempelvis «huset vårt» eller noe som illustrerer hvor mange men skal kommunisere til.

Det anbefales å skapes arenaer der man kan jobbe med erfaringsutvekslinger med andre selskap rundt dette.

2. Brukeradopsjon, endringsledelse og opplæring

For å sikre riktig bruk av kanalstrategien, er brukeradopsjon og opplæring avgjørende. Dette kan inkludere webinarer for å kickstarte nye Teams-strukturer og opprettelse av et opplæringssenter i M365 ved hjelp av SharePoint, skape ett ambassadørnettverk og deretter kontinuerlig opplæring.

En nøye planlagt tilnærming til brukeradopsjon kan inkludere følgende:

• Tidlig involvering: Inkluder brukerne tidlig i prosessen for å sikre at deres behov og perspektiver blir ivaretatt. Dette øker eierskap og engasjement.
• Målrettet opplæring: Tilby opplæring som er relevant og tilpasset ulike roller og brukergrupper. Bruk en kombinasjon av interaktive workshops, digitale kurs og praktiske øvelser.
• Kommunikasjon og motivasjon: Informer brukerne jevnlig om formålet, fordelene og fremdriften i endringsprosessen. Synliggjør suksesshistorier og bruk positiv kommunikasjon for å motivere til deltakelse.
• Tett oppfølging: Tilby støtte underveis i overgangen, som f.eks. tilgjengelige superbrukere, oppslagsverk eller en FAQ-tjeneste.
• Evaluering og tilpasning: Samle tilbakemeldinger fra brukerne og juster opplæringen og tiltakene basert på deres erfaringer og utfordringer.

3. Forankring i ledelsen

Forankring i ledelsen er avgjørende når man arbeider med en kanalstrategi, Ledelsen har en nøkkelrolle i å sette retning, sikre ressurser og skape eierskap til strategien blant ansatte. Uten tydelig forankring i ledelsen risikerer man at strategien ikke blir prioritert, eller at det oppstår inkonsistens i hvordan organisasjonen implementerer og følger den.

4. Kommunikasjonsplan

En god kommunikasjonsplan er avgjørende for å sikre at alle ansatte er informerte og involverte. Kommunikasjonen må være klar og samordnet for å sikre at informasjon flyter uten hindringer.

5. Fra prosjekt til kultur

For å sikre at strategien forblir relevant og effektiv, må den ikke bare legges i en skuff, men kontinuerlig evalueres og tilpasses etter hvert som behovene og teknologiene endres. Ved å investere tid og ressurser i dette arbeidet, kan kommunen oppnå en mer effektiv, strukturert og sammenhengende informasjonsflyt. Det anbefales å lage et styrende dokument rundt «Kanalstrategien».

Det er avgjørende å sørge for at de ulike kanalene som benyttes innenfor Microsoft 365 har dedikerte produkteiere. Produkteierne har ansvar for å følge opp kanalens formål, funksjonalitet og relevans, samt for å sikre at den møter organisasjonens behov. Dette kan omfatte alt fra Teams-kanaler, SharePoint-områder, til Power Plattform satsning.

Oppsummering

En klar og tydelig kanalstrategi er essensiell for å oppnå en effektiv og strukturert digital arbeidsflate. Dette inkluderer riktig bruk av ulike kommunikasjonskanaler, opplæring og brukeradopsjon, samt vurdering av Teams- og dokumentstruktur. Gode rutiner og retningslinjer vil bidra til å skape en bedre og mer produktiv arbeidsflyt.

Det anbefales å ta utarbeidelse av en klar og tydelig kanalstrategi på alvor. Start gjerne med å definere aktiviteter innenfor fasene mobilisering, kartlegging, definere, utrulling.

Ivar og Copilot /AI